Kapan Perusahaan Perlu Menambah Tim Finance Eksternal? Kenali Tandanya

Ada fase dalam bisnis ketika transaksi mulai bertambah, karyawan semakin banyak, pelanggan semakin banyak, dan omzet ikut tumbuh.

Di atas kertas, semuanya terlihat seperti kabar baik.

Tetapi ada satu hal yang kadang ikut tumbuh tanpa disadari:

pekerjaan tim finance.

Awalnya satu orang masih bisa menangani invoice, pembayaran, pembukuan, rekonsiliasi, payroll, laporan keuangan, sampai kebutuhan pajak.

Lama-lama mulai terdengar:

“Nanti saya kerjakan setelah closing.”

“Datanya masih saya kumpulkan.”

“Tunggu, saya cek Excel-nya dulu.”

“Laporan bulan lalu belum selesai.”

Di titik tertentu, masalahnya bukan lagi soal apakah tim finance bekerja keras atau tidak.

Bisa jadi kapasitas tim internal sudah tidak sebanding dengan kompleksitas bisnis.

Di sinilah perusahaan mulai perlu mempertimbangkan: apakah harus menambah orang, memperbaiki sistem, atau menggunakan dukungan finance eksternal?

Finance Eksternal Itu Apa?

Finance outsourcing atau dukungan finance eksternal adalah ketika sebagian fungsi keuangan perusahaan dikerjakan atau didukung oleh pihak di luar organisasi.

Bentuknya tidak selalu berarti seluruh fungsi finance dipindahkan ke pihak eksternal.

Perusahaan bisa memilih model yang lebih fleksibel.

Misalnya:

• sebagian pekerjaan accounting;
• pembukuan;
• penyusunan laporan keuangan;
• rekonsiliasi;
• payroll;
• administrasi finance;
• atau pekerjaan tertentu yang membutuhkan keahlian khusus.

Jadi, konsepnya bukan:

“Tim internal diganti.”

Tetapi bisa saja:

“Tim internal diperkuat.”

Model seperti ini juga dikenal sebagai selective outsourcing, ketika perusahaan tetap memiliki fungsi internal tetapi menggunakan penyedia eksternal untuk tugas tertentu. Penelitian Everaert, Sarens, dan Rommel terhadap SME menemukan bahwa sebagian perusahaan memang menggunakan kombinasi antara akuntan internal dan penyedia layanan accounting eksternal.

Mengapa Perusahaan Mulai Membutuhkan Finance Eksternal?

Ada satu analogi sederhana.

Bayangkan sebuah restoran.

Ketika pelanggan masih 20 orang sehari, satu koki mungkin bisa mengurus semuanya.

Tetapi ketika pelanggan menjadi 200 orang, masalahnya bukan karena kokinya tiba-tiba menjadi tidak pintar.

Volume pekerjaannya yang berubah.

Begitu juga dengan finance.

1. Tim Finance Selalu Sibuk, tetapi Laporan Tetap Terlambat

Ini salah satu tanda yang paling mudah terlihat.

Tim finance bekerja hampir setiap hari, tetapi ketika manajemen bertanya:

“Bagaimana performa bulan lalu?”

Jawabannya:

“Laporannya belum selesai.”

Kesibukan tidak selalu berarti produktivitas.

Bisa saja sebagian besar waktu habis untuk pekerjaan administratif seperti:

• input transaksi;
• mengecek invoice;
• mencocokkan pembayaran;
• memperbaiki data;
• membuat laporan manual;
• dan mengejar dokumen yang belum lengkap.

Akibatnya, tim tidak punya cukup waktu untuk melakukan pekerjaan yang lebih bernilai:

menganalisis angka dan memberikan insight kepada manajemen.

2. Closing Keuangan Makin Lama

Saat bisnis masih kecil, closing bulanan mungkin dapat selesai beberapa hari.

Ketika transaksi bertambah, prosesnya semakin panjang.

• Ada data yang harus dikumpulkan.
• Ada rekening yang harus direkonsiliasi.
• Ada invoice yang belum lengkap.
• Ada transaksi yang belum dikategorikan.
• Ada biaya yang perlu dikonfirmasi.

Akhirnya:

bulan baru sudah berjalan, tetapi laporan bulan sebelumnya belum selesai.

Kalau kondisi ini terus berulang, perusahaan perlu mengevaluasi prosesnya.

Apakah masalahnya:

• kurang orang?
• proses terlalu manual?
• sistem belum memadai?
• pembagian tugas tidak jelas?
• atau memang sebagian pekerjaan sebaiknya dialihkan?

3. Finance Lebih Banyak Menginput Data daripada Menganalisisnya

Ini salah satu tanda yang menurut saya paling penting.

Finance seharusnya tidak hanya menjadi:

“mesin input transaksi.”

Ketika seluruh waktu habis untuk pekerjaan rutin, tim akan kesulitan memberikan insight.

Padahal manajemen membutuhkan jawaban seperti:

• Mengapa margin turun?
• Biaya mana yang meningkat?
• Apakah cash flow aman?
• Pelanggan mana yang memiliki piutang besar?
• Apakah bisnis mampu membuka cabang?
• Berapa kebutuhan modal kerja bulan depan?

Kalau tim finance tidak sempat menjawab pertanyaan tersebut karena terlalu sibuk melakukan pekerjaan administratif, perusahaan mungkin membutuhkan dukungan.

4. Ketergantungan pada Satu Orang Terlalu Tinggi

Bayangkan seluruh informasi finance hanya diketahui satu orang.

Dia tahu:

• file yang digunakan;
• rumus Excel;
• rekening perusahaan;
• cara closing;
• posisi transaksi;
• dan lokasi dokumen.

Kemudian orang tersebut cuti.

Atau sakit.

Atau mengundurkan diri.

Tiba-tiba perusahaan kesulitan melanjutkan pekerjaan.

Ini bukan hanya masalah SDM.

Ini adalah risiko operasional.

Proses finance yang sehat seharusnya tidak bergantung pada satu orang saja.

Harus ada dokumentasi, prosedur, kontrol, dan pembagian akses yang jelas.

5. Rekonsiliasi Sering Tertunda

Rekonsiliasi bank, piutang, utang, atau akun tertentu sering dianggap pekerjaan tambahan.

Padahal rekonsiliasi membantu perusahaan memastikan bahwa catatan internal dapat dibandingkan dengan sumber data lainnya.

Masalahnya muncul ketika selisih tersebut tidak pernah diperiksa.

DJP juga menegaskan bahwa pembukuan Wajib Pajak badan harus mencerminkan keadaan atau kegiatan usaha yang sebenarnya dan didukung dengan data serta dokumen yang menjadi dasar pembukuan.

Karena itu, rekonsiliasi bukan sekadar pekerjaan finance.

Ia membantu menjaga kualitas data perusahaan.

6. Bisnis Berkembang, tetapi Kompetensi Finance Tidak Ikut Berkembang

Ini situasi yang cukup umum.

Perusahaan awalnya hanya membutuhkan seseorang untuk:

catat transaksi → bayar tagihan → buat laporan sederhana.

Kemudian bisnis tumbuh.

Mulai muncul kebutuhan:

• financial reporting;
• budgeting;
• cash flow forecasting;
• tax coordination;
• payroll;
• inventory;
• multi-cabang;
• analisis profitabilitas;
• hingga kebutuhan investor atau bank.

Tetapi struktur finance masih sama seperti ketika bisnis baru dimulai.

Akhirnya ada gap kompetensi.

Bukan berarti orang yang sekarang tidak kompeten.

Tetapi kebutuhan bisnis sudah berkembang lebih cepat daripada fungsi finance.

7. Perusahaan Belum Siap Merekrut Tim Finance yang Lengkap

Ini juga sering menjadi dilema owner.

Perusahaan membutuhkan:

• accounting;
• finance;
• tax;
• payroll;
• dan mungkin finance manager.

Tetapi apakah perusahaan harus langsung merekrut semuanya?

Belum tentu.

Merekrut karyawan berarti ada biaya gaji dan benefit, proses rekrutmen, onboarding, pelatihan, serta kebutuhan pengelolaan lainnya.

Untuk bisnis tertentu, menggunakan dukungan eksternal untuk fungsi tertentu bisa menjadi alternatif.

Penelitian terhadap perusahaan kecil menemukan bahwa outsourcing tugas accounting berkaitan positif dengan kualitas pelaporan keuangan, terutama untuk pekerjaan seperti penyusunan laporan keuangan; penelitian tersebut juga mencatat bahwa hasilnya tidak otomatis sama untuk semua jenis tugas, sehingga fungsi yang dialihkan tetap perlu dipilih dengan tepat. 

Artinya:

outsourcing bukan berarti semua pekerjaan finance harus diberikan kepada pihak luar.

Justru yang penting adalah menentukan bagian mana yang memang lebih masuk akal untuk didukung dari luar.

Finance Outsourcing Bukan Selalu Tentang Menghemat Biaya

Ini perlu diluruskan.

Kalau alasan menggunakan finance outsourcing hanya:

“Supaya lebih murah daripada merekrut karyawan.”

Menurut saya, itu terlalu sempit.

Ada beberapa pertimbangan lain:

Kapasitas

Perusahaan mendapatkan tambahan tenaga untuk pekerjaan tertentu tanpa harus membangun seluruh fungsi dari nol.

Keahlian

Perusahaan dapat memperoleh akses ke orang dengan pengalaman pada pekerjaan accounting atau finance tertentu.

Kontinuitas

Proses tidak sepenuhnya bergantung pada satu orang internal.

Fokus

Tim internal dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan pemahaman bisnis dan pengambilan keputusan.

Sistem

Pihak eksternal yang memang memiliki proses kerja dapat membantu perusahaan membangun alur kerja yang lebih tertib.

Penelitian mengenai outsourcing accounting pada SME juga menemukan bahwa resource deficit menjadi salah satu faktor penting yang mendorong perusahaan menggunakan jasa eksternal. Jadi, alasan perusahaan menggunakan outsourcing bisa jauh lebih luas daripada sekadar biaya.

Apa yang Sebaiknya Tetap Ada di Internal?

Ini pertanyaan yang tidak kalah penting.

Tidak semua fungsi harus dialihkan.

Untuk perusahaan yang sudah berkembang, fungsi seperti:

financial analysis, budgeting, cash flow planning, business partnering, dan keputusan strategis

bisa tetap membutuhkan orang internal yang memahami bisnis secara mendalam.

Sementara pekerjaan yang lebih terstruktur dan berulang dapat dipertimbangkan untuk mendapatkan dukungan eksternal.

Contohnya:

Fungsi	Internal	Eksternal
Financial strategy	✓	Pendukung
Budgeting	✓	Pendukung
Business analysis	✓	Pendukung
Bookkeeping	Bisa	Bisa
Rekonsiliasi	Bisa	Bisa
Financial reporting	Bisa	Bisa
Payroll	Bisa	Bisa
Administrasi accounting	Bisa	Bisa

Tidak ada satu model yang cocok untuk semua perusahaan.

Struktur terbaik adalah yang sesuai dengan kompleksitas bisnis dan kapasitas tim.

Kapan Jangan Menggunakan Outsourcing?

Outsourcing juga bukan solusi ajaib.

Jangan menggunakan pihak eksternal hanya karena:

“Finance sedang berantakan.”

Kalau proses bisnis belum jelas, outsourcing justru bisa memindahkan masalah dari dalam perusahaan ke pihak luar.

Sebelum menggunakan jasa eksternal, perusahaan sebaiknya memahami:

• pekerjaan apa yang ingin dialihkan;
• siapa yang tetap bertanggung jawab secara internal;
• data apa yang harus tersedia;
• bagaimana akses data diberikan;
• bagaimana approval dilakukan;
• bagaimana komunikasi berjalan;
• dan bagaimana kualitas pekerjaan diperiksa.

Outsourcing membutuhkan governance, bukan sekadar kontrak.

Bagaimana Menentukan Pekerjaan Finance yang Perlu Dialihkan?

Sobat Pintar bisa mulai dengan membagi pekerjaan menjadi tiga kelompok.

A. Harus tetap internal

Pekerjaan yang membutuhkan pemahaman mendalam terhadap strategi perusahaan.

Contoh:

• financial strategy;
• keputusan investasi;
• budgeting strategies;
• business planning.

B. Bisa didukung eksternal

Pekerjaan yang membutuhkan kompetensi tetapi tidak harus dikerjakan seluruhnya oleh tim internal.

Contoh:

• penyusunan laporan keuangan;
• review accounting;
• financial analysis tertentu;
• tax coordination.

C. Cocok untuk outsourcing

Pekerjaan yang bersifat rutin, terstruktur, dan memiliki proses yang jelas.

Contoh:

• bookkeeping;
• input transaksi;
• rekonsiliasi;
• administrasi accounting;
• payroll tertentu.

Dengan pembagian seperti ini, perusahaan tidak perlu memilih antara:

“semuanya internal”

atau

“semuanya outsourcing.”

Ada pilihan di tengah.

Sebelum Menambah Orang, Coba Diagnosis Masalahnya

Ini bagian yang menurut saya paling penting bagi owner.

Ketika finance mulai kewalahan, jangan langsung menyimpulkan:

“Berarti harus hire orang.”

Coba lihat dulu sumber masalahnya.

Apakah volumenya meningkat?

Kalau iya, mungkin memang butuh kapasitas tambahan.

Apakah prosesnya terlalu manual?

Kalau iya, mungkin masalahnya ada pada sistem.

Apakah data tidak tertata?

Kalau iya, perusahaan perlu memperbaiki proses dan dokumentasi.

Apakah skill yang dibutuhkan belum tersedia?

Kalau iya, dukungan tenaga ahli eksternal bisa menjadi pilihan.

Apakah pekerjaan rutin mengambil sebagian besar waktu tim?

Kalau iya, sebagian pekerjaan mungkin dapat dialihkan.

Diagnosis dulu. Baru tentukan solusi.

Finance yang Baik Bukan yang Paling Sibuk

Sobat Pintar, ketika bisnis tumbuh, finance memang akan semakin kompleks.

Tetapi tujuan akhirnya bukan membuat tim finance semakin sibuk.

Tujuannya adalah membuat perusahaan memiliki:

data yang rapi, laporan yang tepat waktu, kontrol yang baik, dan informasi yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan.

DJP sendiri menjelaskan bahwa pembukuan tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan perpajakan, tetapi juga dapat membantu tata kelola usaha dan pengelolaan keuangan perusahaan. 

Jadi, ketika finance mulai kewalahan, pertanyaannya bukan:

“Siapa yang harus bekerja lebih cepat?”

Tetapi:

“Apa yang membuat pekerjaan ini semakin berat dan apakah semuanya harus dikerjakan sendiri?”

Dari sana, perusahaan bisa menentukan apakah jawabannya adalah:

menambah orang, memperbaiki sistem, memperjelas proses, atau menggunakan dukungan finance eksternal.

Kesimpulan

Finance outsourcing bukan sekadar alternatif ketika perusahaan tidak mampu merekrut karyawan.

Ia bisa menjadi pilihan ketika kebutuhan finance berkembang lebih cepat daripada kapasitas internal perusahaan.

Beberapa tandanya antara lain:

• laporan selalu terlambat;
• closing semakin lama;
• rekonsiliasi tertunda;
• tim terlalu sibuk dengan pekerjaan administratif;
• perusahaan bergantung pada satu orang;
• kebutuhan kompetensi meningkat;
• atau bisnis membutuhkan kapasitas tambahan tetapi belum siap membangun tim finance lengkap.

Namun, outsourcing bukan berarti seluruh fungsi finance harus dipindahkan keluar.

Perusahaan dapat menggunakan pendekatan hybrid, fungsi strategis tetap berada di internal, sementara pekerjaan tertentu yang rutin atau membutuhkan kapasitas tambahan mendapatkan dukungan eksternal.

Pada akhirnya, pertanyaan yang lebih tepat bukan:

“Apakah perusahaan perlu outsourcing?”

Tetapi:

“Fungsi finance mana yang paling tepat dikerjakan internal, dan mana yang lebih efektif jika mendapat dukungan eksternal?”

Karena ketika bisnis tumbuh, finance seharusnya ikut membantu bisnis mengambil keputusan—bukan hanya sibuk mengejar transaksi yang belum selesai dicatat.

Sumber terpercaya 

1. Direktorat Jenderal Pajak — Mekanisme Penghitungan PPh Badan
   DJP menjelaskan bahwa pembukuan mencakup data harta, kewajiban, modal, penghasilan, biaya, serta penyusunan laporan keuangan. 
2. Höglund & Sundvik (2016), Advances in Accounting — Financial reporting quality and outsourcing of accounting tasks: Evidence from small private firms. Penelitian terhadap perusahaan kecil menemukan hubungan positif antara outsourcing tugas accounting tertentu dan kualitas pelaporan keuangan. 
3. Everaert, Sarens & Rommel (2007) — Sourcing strategy of Belgian SMEs: Empirical evidence for the accounting services. Studi ini menunjukkan penggunaan model selective outsourcing oleh SME, yaitu kombinasi fungsi internal dan penyedia accounting eksternal. 
4. Cahyaningtyas & Ningtyas (2020), Journal of Accounting and Business Education — The Use of Outsourced Accounting Service and Its Impact on SMEs Performance. Studi terhadap SME di Indonesia menemukan bahwa penggunaan outsourced accounting advisory services memiliki pengaruh positif terhadap kinerja SME dalam model penelitian mereka. 
5. Everaert, Sarens & Rommel (2010), Small Business Economics — penelitian mengenai outsourcing accounting menggunakan perspektif Transaction Cost Economics dan menemukan bahwa karakteristik sumber daya serta transaksi menjadi faktor yang berkaitan dengan keputusan outsourcing.